Главная › О нас › Новости › Публикации в СМИ
Введение
Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки, производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.
Несмотря на все достоинства электронного документооборота, иногда возникает необходимость организовать взаимодействие систем электронного и бумажного документооборота, переводить документы из электронной в бумажную форму и наоборот. Характерным примером может служить организация, в которой организационно-распорядительный документооборот реализован в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. Если необходимо выдать какой-либо документ работнику на руки либо по запросу уполномоченного государственного органа, а также ввести бумажный документ в систему электронного документооборота организации, возникает вопрос, каким образом это можно сделать.
С технической точки зрения существенных проблем не возникает, т.к. задача решается путем распечатки / сканирования текста.
Но наряду с технической стороной вопроса, имеется еще и юридическая. Для участников документооборота важно, чтобы документ после перехода из одной формы в другую сохранял свою юридическую силу. В настоящей статье будут рассмотрены юридические аспекты сочетания электронного и бумажного документооборота в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь, показаны существующие проблемы.
Основная часть
Основным нормативным правовым актом, определяющим правовые основы применения электронных документов, предъявляемые к электронным документам требования, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, является Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» [1].
Возможны следующие варианты сочетания электронного и бумажного документооборота, которые по-разному регламентируются законодательством:
В соответствии с ч.3 ст. 10 Закона «Об электронном документе» удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе могут:
Рассмотрим нормативную регламентацию этих двух процедур более подробно.
Отношения в области осуществления нотариальной деятельности регулируются Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности» [2]. Данный Закон устанавливает перечни нотариальных действий, которые могут совершаться нотариусами (ст. 48), уполномоченными должностными лицами (ст. 49). В частности данные субъекты свидетельствуют верность копий документов и выписок из них (п.п. 1.5 ст. 48 и п.п. 1.4 ст. 49).
При этом уполномоченные должностные лица совершают нотариальные действия только в тех населенных, где нет государственных нотариальных контор и нотариальных бюро. В таких случаях по решению местного исполнительного и распорядительного органа совершение нотариальных действий возлагается на руководителя, его заместителя, секретаря или члена местного исполнительного и распорядительного органа [2].
Свидетельствуя верность копии документа, нотариус руководствуется правилами совершения нотариальных действий, установленных Законом [2] и Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63 [3]. Ни Закон, ни Инструкция не указывают, каким образом должна удостоверяться копия электронного документа на бумажном носителе, хотя процедуры совершения иных нотариальных действий регламентированы достаточно подробно.
Вторая категория субъектов, которые могут удостоверять копии электронных документов на бумажном носителе – это индивидуальные предприниматели или юридические лица, имеющие в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности (далее по тексту – специализированные организации).
В редакции Закона «Об электронном документе», действовавшей до внесения изменений Законом от 29.06.2006 N 137-З, требования к специализированной организации формулировались несколько по иному: «имеющие лицензию на осуществление такой деятельности» [4]. С внесением изменений требование о наличии лицензии для данного вида деятельности явным образом из Закона исключено, однако по существу ничего не изменилось.
В настоящий момент деятельность по технической защите информации, в т.ч. криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи, значится в Перечне видов деятельности, на осуществление которых требуются специальные разрешения (лицензии), утв. Декретом Президента Республики Беларусь от 17.10.2003 № 17 [5]. А в Перечень работ и услуг, составляющих данный вид лицензируемой деятельности, входит «удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе» [6]. Таким образом, для оказания услуг по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе по-прежнему необходимо наличие специального разрешения (лицензии). Лицензирующим органом является Государственный центр безопасности информации при Президенте Республики Беларусь (далее – ГЦБИ)*.
Таким образом, возможность создания юридически значимой копии электронного документа на бумажном носителе в принципе существует. Однако реализация данной возможности на практике серьезно ограничивается:
В результате все преимущества электронного документооборота утрачиваются.
В этой связи целесообразным представляется внесение изменений в Закон «Об электронном документе», которые бы разрешили владельцу информационной системы самостоятельно определять, в каком порядке должны удостоверяться копии электронных документов на бумажном носителе.
В настоящий момент, организация – владелец информационной системы может самостоятельно удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе только получив лицензию на осуществление деятельности по технической защите информации с указанием составляющей данный вид деятельности. Возникает вопрос, можно ли считать требование о лицензировании в части удостоверения форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе совершенно оправданным? Согласно Декрету Президента Республики Беларусь от 14 июля 2003 г. N 17, лицензирование вводится для защиты интересов национальной безопасности, общественного порядка, защиты прав и свобод, нравственности, здоровья населения, охраны окружающей среды [5]. В этой связи для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц устанавливаются определенные требования, соблюдение которых и позволит получить лицензию и в ходе своей деятельности не допустить ущерба указанным выше социальным благам.
Специфика рассматриваемой ситуации заключается в том, что законодательство признает право удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе за двумя достаточно разными группами субъектов. Нами проведено сравнение требований, которые предъявляются законодательством к нотариусам [2] и организациям, претендующим на осуществление деятельности по технической защите информации [6]. В сводном виде результаты сравнения представлены в Таблице 1.
Таблица 1. Сравнение требований, установленных в отношении нотариусов и организаций, имеющих право на осуществление деятельности по технической защите информации
|
Нотариус
|
ИП или ЮЛ, имеющее право на осуществление деятельности по технической защите информации
|
Лицензируемый вид деятельности (составляющие работы и услуги)
|
Частная нотариальная деятельность
|
Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе
|
Лицензирующий орган
|
Министерство юстиции Республики Беларусь
|
Государственный центр безопасности информации при Президенте Республики Беларусь
|
Требования к специалистам
|
||
Гражданство
|
РБ
|
Не имеет значения
|
Образование
|
высшее юридическое
|
высшее профессиональное образование в области технической защиты информации / высшее или среднее профессиональное (техническое) образование и прошедших переподготовку или повышение квалификации по вопросам технической защиты информации
|
Требования к организации
|
||
|
|
наличие средств измерения и контроля, технических и программных средств, а также помещений для выполнения работ и услуг, составляющих лицензируемую деятельность, отвечающих требованиям нормативных правовых актов по технической защите информации
|
|
|
наличие нормативной и методической документации, разработанной соискателем лицензии, для осуществления работ и услуг, составляющих лицензируемую деятельность, согласно нормативным правовым актам по технической защите информации
|
Заключение
Действующее законодательство предусматривает возможность преобразовывать документы из электронной в бумажную форму с сохранением их юридической силы. Однако законодательно регламентированная процедура данного преобразования является весьма сложной и трудоемкой.
В этой связи полагаем целесообразным дополнить ст. 10 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» нормой, предусматривающей возможность владельца информационной системы самостоятельно удостоверять копии обрабатываемых в ней электронных документов на бумажных носителях.
Литература:
* В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь N229 от 21 апреля 2008 переименован в Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь.