Заказчик
Белорусская железная дорога (БЖД) является государственным объединением, подчиненным Министерству транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, в состав которого входит ряд организаций, имеющих статус юридического лица, и представительств.
Цели и задачи проекта
Стратегия развития Белорусской железной дороги, направленная на повышение эффективности деловых и производственных процессов разветвленной структуры, максимальную автоматизацию всех подразделений и улучшение качества обслуживания клиентов, привела к необходимости автоматизации документооборота.
Перед компанией IBA стояла задача создания территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в РУП «Главный расчетный информационный центр БЖД» (РУП ИРЦ БЖД) и 6 отделениях БЖД: Барановичском, Брестском, Витебском, Гомельском, Минском, Могилевском, которая была призвана обеспечить выполнение следующих задач:
- Автоматизировать процессы ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид, обмен документами между территориально удаленными отделениями
- Повысить эффективность управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами структур БЖД
- Обеспечить оперативное и гарантированное поступление документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий
- Обеспечить формирование баз данных документов, сохранность всех документов, оперативный поиск и просмотр любого документа
- Сократить документооборот за счет управления процессами и кардинального снижения бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.)
- Автоматизировать архивное хранение (обеспечить поиск, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов)
- Предоставить возможность групповой подготовки и обработки документа с применением технологии «workflow»
- Создать специализированные банки документов (научно-технической, экономической, статистической информации) корпоративного уровня с развитыми средствами доступа, обновления, поиска
- Автоматизировать ведения электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл работы с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами БЖД
- Обеспечить экономию ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, организацию их исполнения и создания оперативного электронного банка документов.
Краткое описание проекта
Существующая технология работы с документами ориентирована на три уровня иерархии: руководство, служба делопроизводства и контроля исполнения (далее – НДК), исполнители.
Руководство принимает решения о дальнейшем движении документов, подписывает их или визирует, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки исполнения, задает стратегию исполнения в форме резолюции.
Ответственные исполнители (руководители структурных подразделений) организуют работу непосредственных исполнителей, которые занимаются отработкой документов.
НДК осуществляет прием и регистрацию документов, ввод сведений и заданий в систему контроля исполнения, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль исполнения поручений, выдачу различных справок по состоянию исполнения документов, анализ по состоянию исполнения документов и документообороту, передачу документов в архив. НДК непосредственно отвечает за ведение и методологию документационного обеспечения управления.
Технология работы с документами определена единой инструкцией, действующей для всех субъектов БЖД. Применяется система кодирования субъектов и номенклатуры дел. Организационная структура Объединения является трехуровневой (Управление БЖД – организации и учреждения дорожного подчинения – их обособленные структурные подразделения).
Результаты проекта
Внедренная в Управлении БЖД, во всех отделениях БЖД и РУП ИРЦ БЖД территориально-распределенная корпоративная система электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи состоит из следующих приложений: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Потоковое сканирование».
Масштаб внедрения – более 2000 конкурентных лицензий ППП «Канцлер».
Внедрение автоматизированной системы документооборота позволило:
- Связать воедино и синхронизировать документооборот в организациях Белорусской железной дороги
- Повысить эффективность использования разрозненных информационных ресурсов
- Значительно сократить время создания, согласования и подписания документов
- Исключить необходимость излишнего тиражирования и размножения документов на бумажных носителях
- Улучшить исполнительскую дисциплину благодаря автоматизации контроля исполнения документов
- Повысить оперативность принятия управленческих решений.
Отзыв И.И Отлига, начальника РУП «Главный расчетный информационный центр» БЖД:«Уважаемый Сергей Вадимович! Благодарю компанию СП ЗАО «Международный деловой альянс» за добросовестно выполняемую работу в рамках договора по сопровождению пакета прикладных программ «Канцлер», автоматизирующего документооборот организаций Белорусской железной дороги. Хочется подчеркнуть оперативность и качество выполнения услуг…» Отзыв от
РУП «Главный расчетный информационный центр» БЖД
Отзыв В.Н. Шубадерова, главного инженера Белорусской железной дороги: «Выражаем благодарность СП ЗАО «Международный деловой альянс» за большой объем работ, проведенный с целью автоматизации процесса ведения делопроизводства в организациях Белорусской железной дороги. Автоматизация проводилась на базе ППП «Канцлер» … качественно и в срок, с учетом особенностей документооборота, сложившегося на Белорусской железной дороге». Отзыв БЖД
