Территориально-распределенная система электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в Объединении «Белорусская железная дорога»

Заказчик

Белорусская железная дорога (БЖД) является государственным объединением, подчиненным Министерству транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, в состав которого входит ряд организаций, имеющих статус юридического лица, и представительств.

Цели и задачи проекта

Стратегия развития Белорусской железной дороги, направленная на повышение эффективности деловых и производственных процессов разветвленной структуры, максимальную автоматизацию всех подразделений и улучшение качества обслуживания клиентов, привела к необходимости автоматизации документооборота.

Перед компанией IBA стояла задача создания территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в РУП «Главный расчетный информационный центр БЖД» (РУП ИРЦ БЖД) и 6 отделениях БЖД: Барановичском, Брестском, Витебском, Гомельском, Минском, Могилевском, которая была призвана обеспечить выполнение следующих задач:
 

• Автоматизировать процессы ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид, обмен документами между территориально удаленными отделениями 
• Повысить эффективность управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами структур БЖД 
• Обеспечить оперативное и гарантированное поступление документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий
• Обеспечить формирование баз данных документов, сохранность всех документов, оперативный поиск и просмотр любого документа
• Сократить документооборот за счет управления процессами и кардинального снижения бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.)
• Автоматизировать архивное хранение (обеспечить поиск, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов)
• Предоставить возможность групповой подготовки и обработки документа с применением технологии «workflow»
• Создать специализированные банки документов (научно-технической, экономической, статистической информации) корпоративного уровня с развитыми средствами доступа, обновления, поиска
• Автоматизировать ведения электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл работы с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами БЖД
• Обеспечить экономию ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, организацию их исполнения и создания оперативного электронного банка документов.
   

Краткое описание проекта

Существующая технология работы с документами ориентирована на три уровня иерархии: руководство, служба делопроизводства и контроля исполнения (далее – НДК), исполнители.

Руководство принимает решения о дальнейшем движении документов, подписывает их или визирует, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки исполнения, задает стратегию исполнения в форме резолюции.

Ответственные исполнители (руководители структурных подразделений) организуют работу непосредственных исполнителей, которые занимаются отработкой документов.

НДК осуществляет прием и регистрацию документов, ввод сведений и заданий в систему контроля исполнения, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль исполнения поручений, выдачу различных справок по состоянию исполнения документов, анализ по состоянию исполнения документов и документообороту, передачу документов в архив. НДК непосредственно отвечает за ведение и методологию документационного обеспечения управления.

Технология работы с документами определена единой инструкцией, действующей для всех субъектов БЖД. Применяется система кодирования субъектов и номенклатуры дел. Организационная структура Объединения является трехуровневой (Управление БЖД – организации и учреждения дорожного подчинения – их обособленные структурные подразделения).

Результаты проекта

Внедренная в Управлении БЖД, во всех отделениях БЖД и РУП ИРЦ БЖД территориально-распределенная корпоративная система электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи состоит из следующих приложений: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Потоковое сканирование».

Масштаб внедрения – более 2000 конкурентных лицензий ППП «Канцлер».

Внедрение автоматизированной системы документооборота позволило:

• Связать воедино и синхронизировать документооборот в организациях Белорусской железной дороги
• Повысить эффективность использования разрозненных информационных ресурсов
• Значительно сократить время создания, согласования и подписания документов
• Исключить необходимость излишнего тиражирования и размножения документов на бумажных носителях
• Улучшить исполнительскую дисциплину благодаря автоматизации контроля исполнения документов
• Повысить оперативность принятия управленческих решений.