Территориально-распределенная система документооборота на базе ППП «Канцлер» в Государственном производственном объединении «Белэнерго»

Заказчик

Государственное производственное объединение (ГПО) «Белэнерго» осуществляет управление хозяйственной деятельностью электроэнергетического комплекса Республики Беларусь.

Основные направления деятельности: 

• Управление Белорусской энергетической системой
• Производство, передача и распределение электрической и тепловой энергии
• Поддержание в надлежащем состоянии электростанций и электрических и тепловых сетей
• Оперативно-диспетчерское управление технологическим процессом производства и поставок электроэнергии
• Технический надзор за состоянием электростанций и сетевых объектов Белорусской энергосистемы
• Организация работ, обеспечивающих сбалансированное развитие энергосистемы.

Цели и задачи проекта

Весомым критерием выбора компании IBA в качестве исполнителя проекта, помимо того, что IBA является разработчиком целого поколения СЭД, стал успешный многолетний опыт специалистов компании в разработке и внедрении систем электронного документооборота на предприятиях и в организациях Беларуси.

Целью проекта является создание и внедрение территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота (СЭД) на базе ППП «Канцлер» в головном офисе и 7 самостоятельных республиканских унитарных предприятиях (РУП):

• «Брестэнерго»
• «Витебскэнерго»
• «Гомельэнерго» 
• «Гродноэнерго» 
• «Минскэнерго» 
• «Могилевэнерго» 
• «Объединенное диспетчерское управление энергосистемами Республики Беларусь».

В результате реализации проекта планировалось:

• Улучшить информационное взаимодействие территориально удаленных РУПов  ГПО «Белэнерго»
• Повысить эффективность использования разрозненных информационных ресурсов
• Повысить оперативность принятия управленческих решений.

Применение СЭД «Канцлер» должно обеспечить выполнение следующих задач:

•  Автоматизация процессов ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид, а также — автоматизация обмена документами между территориально удаленными РУПами
• Повышение эффективности управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами структур ГПО «Белэнерго»
• Обеспечение оперативного и гарантированного поступления документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий
• Формирование баз данных документов, сохранность всех документов, исключение случайных потерь, оперативный поиск и просмотр любого документа
• Экономия ресурсов за счет:
  - Сокращения издержек на управление потоками документов и организацию их исполнения
  - Наличия оперативного электронного банка документов
• Сокращение документооборота за счет управления процессами, кардинального снижения бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.) 
• Автоматизация архивного хранения (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов)
• Предоставление возможности групповой подготовки и обработки документа с применением технологии  «workflow»
• Создание специализированных банков документов (научно-техническая, экономическая, статистическая информация) корпоративного уровня с развитыми средствами доступа, обновления, поиска
• Автоматизация ведения электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл работы с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами «Белэнерго».

Краткое описание проекта

В период 2005-2006 гг. в рамках соответствующих договоров специалисты IBA провели работы по анализу информационной системы «Белэнерго», а также по проектированию и разработке автоматизированной системы делопроизводства и контроля исполнения (далее «АСД Белэнерго»). Данный проект предусматривал реализацию территориально-распределенной корпоративной СЭД в «Белэнерго» и семи его региональных управлениях. При разработке была учтена специфика ведения делопроизводства на предприятиях энергетической промышленности.

В течение 2007 года разработанная автоматизированная система документооборота успешно прошла предварительное тестирование и была передана в опытную эксплуатацию в «Белэнерго» и его региональные управления (1-й и 2-й уровень распределенной схемы документооборота). Внедрение системы в указанных организациях проводилось специалистами IBA.

В 2008 году, после тестирования системы Заказчиком и обработки полученных от пользователей предложений по ее усовершенствованию, «АСД Белэнерго» была передана в промышленную эксплуатацию.

В 2012-2013 гг. в рамках соответствующего договора реализован проект по модернизации АСД «Белэнерго» с использованием новой версии ППП «Канцлер» 6.0 и учетом перечня доработок СЭД, выполненный в соответсвии с пожеланиями заказчика ранее . Модернизация системы позволила расширить функциональные возможности системы, улучшить эргономику и дизайн, повысить производительность системы более чем в два раза.

Результаты проекта

Комплект СЭД «Канцлер» для ГПО «Белэнерго» состоит из следующих приложений: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Гербовые бланки», «ЭЦП».

«АСД Белэнерго» обеспечивает ведение смешанного (электронного и бумажного) документооборота. Для ведения бумажного документооборота предоставляются средства контроля движения бумажных документов и средства печати документов, необходимые для ведения бумажного документооборота. Также обеспечивается совместимость с базами данных предыдущих версий данной системы.

Внедренная система обеспечивает выполнение следующих основных функций:

• Перенос входящих документов на машинный носитель
• Регистрацию документов и направление на рассмотрение
• Рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль
• Исполнение и составление отчетов о выполнении
• Контроль состояния документов при их движении по подразделениям
• Контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины
• Подготовку исходящих и внутренних документов, назначение согласующих и направление на согласование
• Согласование документов и направление на подпись или их отклонение
• Подписание документов
• Регистрацию исходящих и внутренних документов
• Печать документов для отправки традиционным способом по почте
• Формирование дел и направление документов в дела
• Формирование описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и  акта о выделении к уничтожению документов (на основании номенклатуры дел)
• Сортировку и полнотекстовый поиск документов
• Передачу документов в электронный архив
• Централизованное хранение базы данных всех документов и одновременный доступ к документам всем пользователям с возможностью отслеживания движения документов организации в реальном масштабе времени. Систематизация документов в базе данных производится по различным реквизитам документов
• Организацию электронного документооборота между территориально удаленными подразделениями «Белэнерго» на основе унифицированного подхода к автоматизации работы с документами
• Адаптацию (конфигурирование и настройку) работы приложения к специфичным требованиям по ведению делопроизводства в различных подразделениях организации.

 В настоящее время ГПО «Белэнерго» закуплено более 5000 конкурентных лицензий ППП «Канцлер» для «АСД Белэнерго». Система продолжает развиваться с учетом особенностей корпоративного документооборота заказчика. Увеличивается количество региональных подразделений, использующих автоматизированную систему документооборота «Белэнерго».