Главная › Продукты › ППП «Канцлер» на Notes/Domino › Приложения › CMK
Приложение «Система менеджмента качества» предназначено для автоматизации ведения и учета документов системы менеджмента качества (СМК) на предприятии.
Приложение «СМК» автоматизирует ведение и учёт документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:
• Формирование и ведение библиотеки документов с учетом версий документов
Приложение обеспечивает создание, разработку, проверку, согласование, утверждение и рассмотрение документов СМК. Документы СМК хранятся либо в виде файла, прикрепленного к карточке, либо в виде текста с возможностью построения перекрестных ссылок на другие документы СМК.
• Отправка в архив
Приложение обеспечивает перенос рабочих документов СМК и связанных с ними протоколов в архивную базу данных.
• Ревизия документов СМК
Для определения актуальности содержания документов и внесения в них соответствующих изменений в приложении реализована функция ревизии документов СМК. Гибкая система настройки периодичности проведения ревизии допускает перенос сроков ревизии на новую дату, если документы актуальны и не требуют внесения изменений.
При необходимости доработки документов СМК автоматически создаются проекты новых версий документов.
• Корректировка документов СМК
В приложении разработана функция корректировки, которая позволяет вносить изменения в документы СМК путем создания проектов новых версий документов СМК. Этот проект проходит весь путь от разработки и проверки до утверждения, после чего новые версии автоматически заменяют старые.
• Формирование программ и планов-графиков проведения внутреннего аудита
Приложение позволяет планировать проведение аудиторских проверок на определенный период времени. Реализована возможность прохождения программами и планами процедуры согласования, подписания и утверждения.
• Создание протоколов несоответствия, предупреждающих и корректирующих действий
По результатам проведения внутреннего аудита могут быть созданы документы как с указанием мер по предупреждению возникновения нарушений, так и по устранению имеющихся замечаний. Протоколы имеют жизненный цикл от момента создания до утверждения с возможностью ознакомления всех заинтересованных лиц.
• Формирование программы внешних аудитов
Приложение позволяет формировать и хранить в базе данных программы проведения проверок сторонних аудиторских организаций.
• Ознакомление
В приложении предусмотрена возможность рассылки актуальных документов СМК для ознакомления определенному кругу лиц. Список рассылки формируется перед отправкой документа «На ознакомление». Пользователи, включенные в список, получают по электронной почте уведомление со ссылкой на документ. Пользователи обязаны зафиксировать факт ознакомления нажатием соответствующей кнопки. Эта информация отражается в протоколах ознакомления.
• Протоколирование событий
Приложение автоматически протоколирует события жизненного цикла документов СМК. В протоколе фиксируется время совершения действия над документом, фамилия и должность пользователя, осуществившего действие, описание произведенных действий.
• Рассылка напоминаний и уведомлений
Приложение выполняет автоматическую рассылку напоминаний и уведомлений о приближении даты окончания разработки, проверки документов СМК, согласования, утверждения или о приближающейся дате ревизии. Пользователю предоставлена возможность настраивать список событий, по которым будет осуществляться рассылка, а также задавать периодичность и сроки рассылки сообщений.
Безопасность
Гибкая настройка прав доступа и использование механизма ролей позволяют обеспечить сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями нормативных актов и регламентов организации.
Списки документов
Приложение обеспечивает формирование всевозможных списков (видов) документов СМК, сгруппированных по разным реквизитам: