Приложение «Система менеджмента качества»

Приложение «Система менеджмента качества» предназначено для автоматизации ведения и учета документов системы менеджмента качества (СМК) на предприятии.

Приложение «СМК» автоматизирует ведение и учёт документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:

•  «СМК. Документы» обеспечивает программное управление документами СМК и предоставляет заинтересованным сотрудникам организации возможность оперативного ознакомления и использования актуальных версий документов, относящихся к системе менеджмента качества.
  Приложение обеспечивает автоматизацию управления документами СМК, а также создание базы данных «Документы СМК», предназначенной для хранения, оперативного согласования и ознакомления пользователей с документами системы менеджмента качества в электронном виде при помощи средств электронной почты. Сотрудники предприятия имеют возможность всегда работать с актуальными документами СМК.
  Внесение изменений в документы производится только через создание новых версий.

• «СМК. Аудит» автоматизирует оформление и обработку документов при проведении аудита СМК, действующей на предприятии и предоставляет возможность формирования программы аудита на год, плана-графика аудитов на месяц, программы внешних аудитов, контрольного листа, протокола несоответствий, протокола предупреждающих действий, корректирующих действий, отчетов по аудитам.
  «СМК. Аудит» обеспечивает автоматизацию процессов:
   • Подготовки к проведению аудита
   • Разработки, согласования и утверждения программы аудита 
   • Планирования аудита
   • Распределения объектов аудита по ответственным исполнителям (аудиторам)
   • Сбора, систематизации и обработки результатов аудита 
   • Формирования отчетов по результатам проведенного аудита в рамках отдельного объекта и сводного отчета по организации в целом.
   


 

  Приложение обеспечивает выполнение следующих функций:

•  Формирование и ведение библиотеки документов с учетом версий документов
Приложение обеспечивает создание, разработку, проверку, согласование, утверждение и рассмотрение документов СМК. Документы СМК хранятся либо в виде файла, прикрепленного к карточке, либо в виде текста с возможностью построения перекрестных ссылок на другие документы СМК.

•  Отправка в архив
Приложение обеспечивает перенос рабочих документов СМК и связанных с ними протоколов в архивную базу данных.

•  Ревизия документов СМК
Для определения актуальности содержания документов и внесения в них соответствующих изменений в приложении реализована функция ревизии документов СМК. Гибкая система настройки периодичности проведения ревизии допускает перенос сроков ревизии на новую дату, если документы актуальны и не требуют внесения изменений.
При необходимости доработки документов СМК автоматически создаются проекты новых версий документов. 

•  Корректировка документов СМК
В приложении разработана функция корректировки, которая позволяет вносить изменения в документы СМК путем создания проектов новых версий документов СМК. Этот проект проходит весь путь от разработки и проверки до утверждения, после чего новые версии автоматически заменяют старые.

•  Формирование программ и планов-графиков проведения внутреннего аудита
Приложение позволяет планировать проведение аудиторских проверок на определенный период времени. Реализована возможность прохождения  программами и планами процедуры согласования, подписания и утверждения.

•  Создание протоколов несоответствия, предупреждающих и корректирующих действий
По результатам проведения внутреннего аудита могут быть созданы документы как с указанием мер по предупреждению возникновения нарушений, так и по устранению имеющихся замечаний. Протоколы имеют жизненный цикл от момента создания до утверждения с возможностью ознакомления всех заинтересованных лиц.

•  Формирование программы внешних аудитов
Приложение позволяет формировать и хранить в базе данных программы проведения проверок сторонних аудиторских организаций.

•  Ознакомление
В приложении предусмотрена возможность рассылки актуальных документов СМК для ознакомления определенному кругу лиц. Список рассылки формируется перед отправкой документа «На ознакомление». Пользователи, включенные в список, получают по электронной почте уведомление со ссылкой на документ. Пользователи обязаны зафиксировать факт ознакомления нажатием соответствующей кнопки. Эта информация отражается в протоколах ознакомления.

•  Протоколирование событий
Приложение автоматически протоколирует события жизненного цикла документов СМК. В протоколе фиксируется время совершения действия над документом, фамилия и должность пользователя, осуществившего действие, описание произведенных действий.

•  Рассылка напоминаний и уведомлений
Приложение выполняет автоматическую рассылку напоминаний и уведомлений о приближении даты окончания разработки, проверки документов СМК, согласования, утверждения или о приближающейся дате ревизии. Пользователю предоставлена возможность настраивать список событий, по которым будет осуществляться рассылка, а также задавать периодичность и сроки рассылки сообщений.

Безопасность
Гибкая настройка прав доступа и использование механизма ролей позволяют обеспечить сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями нормативных актов и регламентов организации.

Списки документов
Приложение обеспечивает формирование всевозможных списков (видов) документов СМК, сгруппированных по разным реквизитам:

• Проекты документов — по категории и по статусу
• Актуальные документы — по категории
• Протоколы регистрации и рассылки — по пользователям
• «Горячая линия» — по обращению пользователей в службу качества и службу технической поддержки.