Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации и ведения делопроизводства в учреждениях и организациях в рамках общей системы электронного документооборота. Это приложение упрощает ведение делопроизводства, обеспечивая движение документов с момента их получения или создания и до завершения их исполнения, отправки и/или сдачи в дело или архив.
Приложение «Делопроизводство» обеспечивает выполнение следующих основных функций:
- Перенос входящих документов на машинный носитель
- Регистрацию документов и направление на рассмотрение
- Рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль
- Исполнение и составление отчетов о выполнении
- Контроль состояния документов при их движении по подразделениям
- Контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины
- Подготовку исходящих и внутренних документов, назначение согласующих и направление на согласование
- Согласование документов и направление на подпись или отклонение их
- Подписание документов
- Регистрацию исходящих и внутренних документов
- Печать документов по шаблонам MS Office, Open Office для отправки традиционным способом по почте
- Печать адреса на конвертах
- Формирование дел и направление документов в дела
- Сортировку и полнотекстовый поиск документов
- Передачу документов в электронный архив.
В «Делопроизводстве» реализованы следующие функции контроля исполнения поручений:
- Учет контролируемых документов и своевременное доведение до исполнителей
- Автоматическое оповещение исполнителей о приближении сроков исполнения
- Контроль сроков исполнения
- Проверка и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля
- Формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины.
Приложение «Делопроизводство» ППП «Канцлер», состоит из совокупности компонентов:
Входящие документы
Исходящие документы
Внутренние документы
Программа (программный комплекс)автоматизации делопроизводства (приложение «Делопроизводство») позволяет автоматизировать работу с документами для следующих служб организации:
- Канцелярия (включая машбюро)
- Контрольная служба
- Руководители всех уровней
- Секретари руководителей (если руководители работают с бумажными документами)
- Исполнители (все сотрудники, участвующие в процессе работы с документами, имеющие установленные рабочие места Notes)
- Ответственные за делопроизводство в подразделениях
- Отдел автоматизации (системный программист).
Компания IBA занимается разработкой и внедрением систем автоматизации документооборота с 1998 года. Новое поколение приложения «Делопроизводство», модуля СЭД «Канцлер», также соответствует нормативно–правовой базе Республики Беларусь, и имеет ряд преимуществ перед предыдущим поколением:
- Гибкость и настройка программного комплекса при помощи «Базовой системы»
- Поддержка территориально–распределенных структур (филиалов) с единым центром управления
- Движение по настраиваемому маршруту
- Возможность подключения электронной цифровой подписи, сертифицированной в Республике Беларусь
- Минимум ручного ввода: облегчение работы пользователей; защита от внесения некорректной информации
- Усовершенствованный дизайн: Web–ориентированная структура панелей, разделение регистрационно–контрольной карточки на закладки, визуальные конструкторы
- Новые функциональные возможности: генерация сопроводительных документов, контроль движения бумажной копии документа
- Многофункциональный поиск: реквизитный, полнотекстовый и комбинированный поиск документов, сохранение результатов поиска в папку или документ-отчет, создание шаблонов поиска
- Генерация отчетности любого вида: библиотека шаблонов, возможность создания новых шаблонов отчетов.
Автоматизированные системы документооборота, разработанные компанией IBA на основе программного продукта предыдущего поколения «Делопроизводство и контроль исполнения», в течение многих лет используются в органах государственного управления и производственных предприятиях. Этот программный продукт стал победителем конкурса на лучшее отечественное программное обеспечение в номинации «Системы управленческого документооборота» в рамках выставки PTS'2004.
