Система электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в ОАО «Уралкалий»

Заказчик

ОАО «Уралкалий» специализируется на производстве калийных удобрений, занимает одно из лидирующих мест на крупнейших мировых рынках минеральных удобрений.
Основные производственные мощности ОАО «Уралкалий» расположены в Пермском крае и Санкт-Петербурге.
 
Цели и задачи проекта

Весомым критерием выбора компании IBA в качестве исполнителя проекта, помимо того, что IBA является разработчиком целого поколения СЭД, стал успешный многолетний опыт её специалистов в разработке и внедрении систем электронного документооборота на предприятиях и в организациях стран СНГ.

Проект по созданию и внедрению системы электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в ОАО «Уралкалий» реализуется с целью  повышения эффективности работы с документами, улучшения исполнительской дисциплины, снижения оборота документов на бумажном носителе, повышения скорости обмена документами между подразделениями.

Применение СЭД «Канцлер» должно обеспечить выполнение следующих задач:

• Автоматизация процессов ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид, а также — автоматизация обмена документами между подразделениями
• Повышение эффективности управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами подразделений
• Обеспечение ускоренного оперативного и гарантированного поступления документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий
• Формирование баз данных  документов, сохранность всех документов, исключение случайных потерь, оперативный поиск и просмотр любого документа
• Экономия ресурсов за счет:
  - Сокращения издержек на управление потоками документов и организацию их исполнения
  - Наличия оперативного электронного банка документов
• Сокращение документооборота за счет управления процессами, кардинального снижения бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.) 
• Автоматизация архивного хранения (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов)
• Предоставление возможности групповой подготовки и обработки документа с применением технологии «workflow»
• Создание специализированных банков документов (научно-техническая, экономическая, статистическая информация) корпоративного уровня с развитыми средствами доступа, обновления, поиска
• Автоматизация ведения электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл работы с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами концерна предприятия.

Краткое описание проекта

Система реализована с учетом особенностей бизнес-процессов и пожеланий Заказчика. Разработан модуль «Локальные нормативно-правовые акты», обеспечивающий жизненный цикл внутренних нормативно-правовых актов, используемых в деятельности ОАО «Уралкалий». База локальных нормативно-правовых актов предназначена для подготовки, согласования, утверждения и хранения нормативных и иных документов, используемых в деятельности организации предприятия.

Начало проекта - II квартал 2007 года.
Проект завершен в 2008 году.

Начало нового проекта - 2013 год.
Проект продолжается.

Результаты проекта

Система электронного документооборота для ОАО «Уралкалий» построена на базе ППП «Канцлер» и состоит из приложений: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Нормативные акты», «Задания», предварительно адаптированных в соответствии с особенностями ведения документооборота на предприятии.

Перспективы развития

В рамках нового проекта ведутся работы по развитию информационной системы ОАО «Уралкалий», в частности, интеграция СЭД «Канцлер» с внешними системами и внедрение новых приложений пакета программных продуктов «Канцлер».

Масштаб внедрения ППП «Канцлер» – более 3000 рабочих мест.