«Входящие документы» — работа с входящими документами

  «Входящие документы», компонент приложения «Делопроизводство», предназначен для хранения   электронных документов, работы с входящими документами в рамках общей системы автоматизации делопроизводства.

Подготовка и работа с входящими документами может включать в себя выполнение следующих операций:

• Ввод в базу данных новых документов
• Регистрацию входящих документов
• Направление документов на рассмотрение руководителям
• Предварительное рассмотрение документов
• Рассмотрение документов и направление на исполнение
• Исполнение документов
• Управление резолюциями
• Контроль исполнения документов

Объектами хранения и обработки первичных документов являются электронные документы. При создании электронного документа предварительно настраивается его профиль: значения, задаваемые по умолчанию, права доступа, постановка на контроль, маршрут движения и т.п.

Электронный документ содержит регистрационную карточку документа с реквизитами, предназначенными для ведения электронного документооборота. В электронный документ, по желанию пользователя, может включаться образ исходного бумажного документа в текстовом или графическом представлении.

Все входящие документы переносятся в базу данных с использованием сканера и системы распознавания символов либо вводом текста с клавиатуры.

Затем документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.