«Архивное дело» — электронный архив документов

Приложение «Архивное дело» ППП «Канцлер» предназначено для работы электронного архива документов, включающего автоматизацию процессов обработки, архивное хранение документов, экспертизу ценности документов и формирование основных отчетных форм в соответствии с нормативно-методической базой по делопроизводству и архивному делу.

Приложение выполняет следующие функции:

• Передачи и приема исполненных документов из приложения «Делопроизводство» в приложение «Архивное дело» для формирования и подготовки дел к архивному хранению
• Обеспечения работы с электронными образами карточек дел
• Перевода бумажного архивного фонда организации в электронный вид, с обеспечением хранения электронных образов документов в электронном хранилище данных
• Ручной регистрации карточек дел и документов, не зарегистрированных в приложении «Делопроизводство»
• Автоматизированного формирования номенклатуры дел предприятия
• Группировки дел в пределах фонда, использование хронологически–структурной схемы систематизации дел
• Экспертизы ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения на основе принятых критериев; выделение дел к уничтожению
• Учета и контроля движения дел и документов, ведения карты–заместителя на выданные дела и документы
• Формирования основных отчетных форм.

Функциональные особенности приложения «Архивное дело»:

• При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием реквизитов архивного хранения (дата открытия и закрытия дела, заголовок дела, количество листов и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты, связанные с систематизацией документального фонда
• В процессе архивного хранения электронных документов отслеживаются перемещения, выдача на руки, возврат, выбытие дел и документов
• Поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и документов, выданных на руки
• Предоставляется возможность атрибутивного поиска как по реквизитам дел, так и по реквизитам документов.

Приложение «Архивное дело» позволяет автоматизировать хранение электронных документов и поставляется как в интеграции с приложением «Делопроизводство» («Канцлер»: Делопроизводство + Архив), так и отдельно с «Базовой системой» («Канцлер»: Архивное дело).