Повысить эффективность работы с документами и улучшить исполнительскую дисциплину в «СБЕР БАНК»

О заказчике

ОАО «СБЕР БАНК» (ранее ОАО «БПС-Сбербанк») — один из крупнейших банков Беларуси по размеру активов и трендсеттер в сфере цифровизации белорусского банкинга. Корреспондентская сеть «БПС-Сбербанка» — одна из самых разветвленных и динамично развивающихся среди белорусских банков.

Исторически сложилось, что клиентами Банка были и остаются многие государственные предприятия и организации базовых отраслей экономики.

Цели и задачи проекта

По результатам открытого конкурса наша компания была выбрана исполнителем работ по внедрению программного обеспечения системы электронного документооборота (СЭД) и архива электронных документов в Центральном аппарате и структурных подразделениях «БПС-Сбербанк» с целью:

Улучшения эффективности работы с документами;
Повышения исполнительской дисциплины;
Уменьшения объема бумажного документооборота;
Повышения скорости обмена документами между подразделениями и Центральным аппаратом;
Обеспечения руководителя возможностью полноценно работать с документами СЭД в любом месте, где есть выход в сеть Internet.

Весомым критерием выбора нашей компании в качестве исполнителя проекта было полное соответствие всем конкурсным требованиям:

Наличие внедрений в банках Республики Беларусь
Один контур документооборота
Централизованное серверное решение
Использование сертифицированной ЭЦП
Аутсорсинг при внедрении и сопровождении

Краткое описание проекта

Для построения СЭД Банка использовались следующие приложения: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Договоры», «Задачное управление», «Журнал документов», «Потоковое сканирование», «ЭЦП» и приложение «Мобильный Канцлер».

Результаты проекта

Применение СЭД на базе системы «Канцлер» обеспечило выполнение следующих задач:

Автоматизацию процессов обработки организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, включая обращения граждан, от момента их регистрации до списания в дело;
Организацию автоматизированного контроля исполнительской дисциплины;
Ведение номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел в электронном виде;
Повышение скорости и надежности доставки документов получателям и оповещение сотрудников об управленческих действиях;
Отказ от многих бумажных документопотоков;
Создание возможностей для эффективного поиска требуемых документов.

В СЭД работает более 2 000 пользователей. Реализованная Система обеспечила возможность работы с электронными документами в Центральном аппарате и территориально распределенных структурных подразделениях банка в едином контуре. Помимо этого, СЭД на базе системы «Канцлер» обеспечила интеграцию с системой межведомственного электронного документооборота (СМДО) государственных органов Республики Беларусь.

Приложение «Мобильный Канцлер» позволило руководителям банка удаленно работать с документами СЭД в любом месте в сети Интернет, с помощью планшетного компьютера Apple iPad.
Была реализована автоматизация передачи документов нормативного характера из приложения «Делопроизводство» в систему «КонсультантПлюс».

Благодаря внедрению Системы значительно повысилась эффективность работы с документами в целом, исполнительская дисциплина, заметно сократился объем бумажного документооборота, снизилось время на принятие управленческих решений.

Система продолжает развиваться с учетом особенностей корпоративного документооборота Заказчика, а также требований законодательства.