Повысить эффективность и скорость работы с документами в «Беларуськалий»

Внедренная система обеспечило выполнение следующих основных функций:

• Перенос входящих документов на машинный носитель;
• Регистрацию документов и направление на рассмотрение;
• Рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль;
• Исполнение и составление отчетов о выполнении;
• Контроль состояния документов при их движении по подразделениям;
• Контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины;
• Подготовку исходящих и внутренних документов, назначение согласующих и направление на согласование;
• Согласование документов и направление на подпись или их отклонение;
• Подписание документов;
• Регистрацию исходящих и внутренних документов;
• Печать документов для отправки традиционным способом по почте;
• Формирование дел и направление документов в дела;
• Формирование описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акта о выделении к уничтожению документов (на основании номенклатуры дел);
• Сортировку и полнотекстовый поиск документов;
• Передачу документов в электронный архив;
• Централизованное хранение базы данных всех документов и одновременный доступ к документам всем пользователям с возможностью отслеживания движения документов организации в реальном масштабе времени. Систематизация документов в базе данных производится по различным реквизитам документов;
• Адаптацию (конфигурирование и настройку) работы приложения к специфичным требованиям по ведению делопроизводства в различных подразделениях организации;
• Интеграцию с государственной системой Межведомственного взаимодействия (АИС МВ)

В настоящее время в СЭД «Беларуськалий» работает более 5 000 пользователей. Система продолжает развиваться с учетом особенностей корпоративного документооборота Заказчика, а также требований законодательства, активно используется мобильная версия системы «Канцлер».