Внедрить СЭД в «Белжелдорснаб» и создать единое документационное пространство между заказчиком и Управлением Белорусской железной дороги

О заказчике

УП «Белжелдорснаб» Белорусской железной дороги - ресурсо-обеспечивающее республиканское унитарное предприятие, основным направлением деятельности которого является своевременное и качественное снабжение предприятий Белорусской железной дороги необходимыми запасными частями, материалами и изделиями.

Цели и задачи проекта

Заказчиком была поставлена задача создания системы электронного документооборота в УП «Белжелдорснаб» с целью автоматизации процесса ведения делопроизводства. Построение СЭД на базе системы «Канцлер» было призвано обеспечить:

автоматизацию процессов ведения делопроизводства;
создание единого документационного пространства между УП «Белжелдорснаб» и Управлением Белорусской Железной дороги. Синхронизировать документооборот УП «Белжелдорснаб» с документооборотом Управления Белорусской железной дороги;
сокращение излишнего тиражирования и размножения документов на бумажных носителях;
автоматизацию контроля исполнительской дисциплины.

Краткое описание проекта

При реализации проекта:

проведено исследование и проанализировано документационное обеспечение управления предприятия с целью учета особенностей делопроизводства предприятия при построении системы электронного документооборота;
адаптированы приложения «Делопроизводство» и «Архивное дело» программного продукта «Канцлер» с учетом пожеланий Заказчика для организации полнофункциональной автоматизированной система документооборота предприятия.

Результаты проекта

В УП «Белжелдорснаб» была внедрена система электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» с использованием следующих приложений: «Делопроизводство», «Архивное дело».

Внедрение СЭД позволило:

связать воедино и синхронизировать документооборот УП «Белжелдорснаб» с документооборотом Управления Белорусской железной дороги;
значительно сократить время создания, согласования и подписания документов;
повысить исполнительскую дисциплину благодаря автоматизации процедуры контроля исполнения документов;
обеспечить надежное хранение документов;
упростить процедуру поиска необходимых документов;
значительно сократить потребление бумажных носителей, поскольку нет необходимости излишнего тиражирования и размножения документов.