Повысить оперативность работы с документами и исполнительскую дисциплину в «Госэнергогазнадзор»

О заказчике

Государственное учреждение «Государственный энергетический и газовый надзор» создано во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 28 февраля 2019 г. № 92. Учредителем и республиканским органом государственного управления для Учреждения является Министерство энергетики Республики Беларусь. В состав Госэнергогазнадзора входят аппарат управления и шесть филиалов.

Основными задачами Госэнергогазнадзора являются:
- организация и осуществление надзора за техническим состоянием энергоустановок, соблюдением обязательных требований при вводе их в эксплуатацию, реконструкции и капитальном ремонте, а также проведением мероприятий, обеспечивающих безопасность и надежность при их эксплуатации и обслуживании;
- организация и осуществление надзора за техническим состоянием газового оборудования, используемого в быту, а также надзора за принятием мер безопасности при использовании газа в быту.

Цели и задачи проекта

Целью проекта являлось создание системы электронного документооборота (СЭД) в Госэнергогазнадзоре для улучшения эффективности работы с документами, повышения исполнительской дисциплины.

Внедрение СЭД на базе ПО «Канцлер» должно было решить следующие задачи:

  • Автоматизация процессов ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид;
  • Внедрение обмена электронными документами между подразделениями;
  • Повышение эффективности управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами подразделений;
  • Обеспечение ускоренного и гарантированного поступления документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий;
  • Формирование баз данных «информационных тел» документов, сохранность всех документов, исключение случайных потерь, оперативный поиск и просмотр любого документа;
  • Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов и организации их исполнения, наличия оперативного электронного банка документов;
  • Сокращение документооборота, кардинальное снижение бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.).

Краткое описание проекта

При создании СЭД Госэнергогазнадзора была использована новая версия ПО «Канцлер» интегрированная с системой Межведомственного Документооборота гос.органов Республики Беларусь (СМДО). Комплект ПО «Канцлер» для СЭД Госэнергогазнадзора состоял из модулей «Базовая система», «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан и юр.лиц», ЭЦП, Мобильный Канцлер.

Результаты проекта

Система электронного документооборота Госэнергогазнадзора была реализована с учетом особенностей бизнес-процессов предприятия и в соответствии с пожеланиями Заказчика. В рамках проекта СЭД Госэнергогазнадзора была реализована интеграция с общекорпоративной СЭД Белэнерго, а также с государственной системой СМДО.